Facility management e finanza immobiliare
Per un Facility Management di qualità
di Gianni Maja (LINK pagina Personale)
Premessa
Nella mia carriera professionale ho addestrato diversi team di Facility Management, spesso di nuova costituzione, fino a renderli in grado di operare autonomamente e di avere un metodo per poter crescere ancora. Per fare ciò ho prestato particolare attenzione a costruire una organizzazione bilanciata in grado di rispondere adeguatamente alle istanze di breve medio e lungo termine, posizionando le persone sulla base delle loro caratteristiche e predisposizioni e colmando le lacune con una adeguata formazione in aula o in affiancamento.
In questo articolo espongo una schematizzazione delle aree di attività sulle quali lavorare per il corretto bilanciamento.
L’importanza di una organizzazione equilibrata
Il Facility Management (FM) è l’unica funzione di staff nelle aziende con un portafoglio importante da gestire. Le voci più rilevanti sono i costi degli spazi, dei servizi alle persone, le manutenzioni alle infrastrutture e agli impianti generali, le forniture energetiche. E’ ben vero che spesso questi costi vengono contabilmente attribuiti ai centri utilizzatori, ma la responsabilità della gestione operativa è in capo alla funzione FM.
La rilevanza del FM in termini di costi obbliga a ricercare sempre il miglior bilanciamento tra spese, qualità dei servizi e risultati in termini di contributo al miglioramento della produttività aziendale.
Come ho già menzionato in un altro articolo, per raggiungere buoni risultati è fondamentale la competenza metodologica e gestionale che si raggiunge con formazione specifica ed esperienza sul campo, possibilmente in affiancamento a validi tutor.
Occorre però anche dotare la funzione di una organizzazione equilibrata che sia capace di lavorare per gli obiettivi sul corto medio e lungo termine
In una organizzazione equilibrata si riscontra un buon bilanciamento tra le aree qui di seguito schematizzate:
Area gialla
E’ l’area della gestione operativa corrente, direttamente a contatto con i clienti interni, dunque è misurata dai tempi di risposta e dagli indicatori di customer satisfaction. Nei confronti della Direzione essa risponde direttamente dei costi e della capacità di conservare e manutenere i beni aziendali e rappresenta il volto visibile del FM verso l’esterno e dunque richiede le massime capacità relazionali e di comunicazione.
L’adozione di sistemi di ticketing, di CMMS e BMS, l’adozione di dispositivi portatili collegati in rete e altri strumenti che la tecnologia attuale mette a disposizione nell’ambito della Industria 4.0 possono far fare un salto di qualità e produttività a chi opera in quest’area soprattutto in termini di presidio di spazi ed impianti ed elaborazione delle informazioni e dunque di tempi di risposta.
Area verde
E’ l’area della tutela del patrimonio immobiliare e conservazione documentale (repository) e include l’archivio tecnico (manuali di uso e manutenzione, schemi e disegni, certificati di conformità, registri di manutenzione, progetti e dimensionamenti), il sistema delle procedure interne e degli standard applicati.
E’ un’area importantissima perchè è sede delle informazioni validate. Il lavoro di mantenimento è piuttosto oneroso ed oscuro ovvero non visibile all’esterno e consiste nel tracciare nella documentazione tecnica tutte le modifiche che intervengono, nell’aggiornare i sistemi di gestione e le relative procedure, nell’acquisire tutte le informazioni necessarie in presenza di nuove installazioni durante la fase di commissionamento e nel produrre analisi delle risultanze delle attività in campo per programmare i successivi interventi di miglioramento. Per questo viene trascurata ed il personale è spesso tentato di ricorrere alla trasmissione orale dell’informazione o alla memoria dei singoli “esperti”, salvo poi spendere in pratica molte ore di lavoro alla ricerca delle informazioni quando servono o soldi per rilevare in campo quello che non è propriamente documentato.
La dematerializzazione dei documenti, il CAD e più recentemente il BIM e le normative di riferimento BSI PAS 1192-3:2014 e BS ISO 55000 (Asset Management) hanno dato impulso e metodologia alla gestione di quest’area.
In ambito FM si punta sull’aumento di efficienza e produttività che è possibile realizzare organizzando la documentazione as-built per ridurre i tempi di reperimento delle informazioni e supportare efficacemente processi quali:
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1 |
Maintenance planning |
Pianificazione della manutenzione |
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2 |
Failure root cause analysis detection |
Rilevamento delle cause di guasto |
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3 |
Service life planning |
Pianificazione progetti di sostituzione o di manutenzioni straordinarie |
Guardando al futuro, ovvero al BIM come software di supporto, in ambito di architettura, ingegneria e costruzione di nuovi edifici, le analisi sui costi consuntivi di opere simili realizzate con e senza il supporto del BIM hanno dimostrato un effettivo risparmio dei costi di costruzione (15 -20%: dato obbiettivo indicato dalla UK Government Construction Strategy del 2011 per l’edilizia pubblica), soprattutto per la riduzione dei tempi di verifica di fattibilità e valorizzazione delle modifiche al progetto.
In ambito FM allo stato attuale è ancora prematuro quantificare i benefici del BIM; un fattore importante è se gli as-built sono già elaborati in BIM. IFMA Foundation ha condotto una valutazione di redditività su un business center da circa 40000 metri quadri, basata sul risparmio di tempo nel reperire le informazioni tecniche necessarie alla gestione tecnica e sul risparmio economico derivante da una migliore resa degli impianti dell’edificio in quanto funzionanti secondo progetto (https://www.feapc.com/wp-content/uploads/2013/03/FF13_Session-3-04-BIM-for-Facility-Managers.pdf).
La disponibilità e accessibilità dei contenuti validati fanno la differenza in quest’area e un livello superiore di qualità della gestione del FM deve necessariamente passare anche attraverso questo sforzo di sistematizzazione, ovvero di ottimizzare e irrobustire i processi di gestione del costruito e dei servizi, i cui contenuti sono consolidati e noti.
Area grigia
E’ l’area della pianificazione strategica, dagli studi di alternative alle analisi di fattibilità ai business case, alla pianificazione dei programmi e dei progetti in modo che rispettino tempi, costi e qualità e diano alle operation i benefici attesi. L’arco di pianificazione è pluriennale.
L’importanza di questa area è evidente: consente al FM di portare il suo contributo di osservazioni e competenze alla realizzazione dei programmi aziendali. E’ l’area in cui il FM deve mostrare le proprie doti di leadership e assertività interpretando la strategia aziendale e traducendola in programmi di FM a supporto di essa.
La credibilità del Facility Manager dipende dalla qualità dei dati a supporto delle proprie analisi e dunque dalla possibilità di attingere da informazioni validate per poter sviluppare i propri piani (Real Estate Master Plan e Facility Management Master Plan nella terminologia IFMA).
Conclusioni
Laddove manca l’area grigia, al Facilty Management sarà riconosciuto il solo ruolo gestionale operativo con la difficoltà a promuovere le proprie istanze a livello di programmi aziendali ed il rischio di essere percepito principalmente come un centro di costo e di vedersi assegnato come unico obbiettivo l’efficienza economica.
Laddove l’area gialla e in difetto, il Facility Management è percepito come una funzione impersonale e distaccata dalla operatività: il rischio è la progressiva marginalizzazione per il venir meno del rapporto cliente – fornitore quando invece alla base della funzione c’è il concetto di servizio ai clienti interni oltre che di miglioramento della qualità degli spazi di lavoro in modo che siano produttivi e funzionali ai processi aziendali.
Laddove manca l’area verde, si mettono in difficoltà sia la gestione operativa sia la pianificazione strategica: si osserva dispersione di informazioni o presenza di informazioni non strutturate con il rischio di colmare il gap con opinioni o assunzioni che possono rivelarsi errate. In questo caso il FM dovrà necessariamente eseguire assessment mirati che rendono faticosa qualsiasi analisi e rallentano molto i tempi di risposta. Dunque è maggiore il rischio di errori e dunque si può venire percepiti come inaffidabili oppure si è lenti e inefficaci e si può venire percepiti come poco informati e superficiali.
