1. Introduzione
L’incontro delle nuove tecnologie per l’informazione con le nuove istanze organizzative, poste dall’evoluzione dei modelli del Business che enfatizzano l’interconnessione, l’ubiquità, il nomadismo e la gestione della conoscenza, hanno dato particolare rilievo allo spazio di lavoro.
L’Enterprise Work Space Management emerge dalle problematiche CREM (Corporate Real Estate Management) come snodo per la soluzione della complessità dei processi di Utilization & Space Management, Facility Management, Demand & Service Management, Supply & ESP Management.
Esso diviene veicolo strategico per la riduzione dei costi (anche del 20% per lavoratore), ricerca di efficacia e innovazione.
Esso è indirizzo per il ripensamento delle soluzioni architettoniche dei Corporate Head Quarter e degli Spazi Ufficio.
2. Il Work Space Management parte del CREM
E' noto a tutti come il patrimonio immobiliare strumentale rappresenti una componente rilevante dell’attivo di bilancio aziendale (pari, in media, al 5%-10%) e dei costi operativi aziendali (pari, in media, al 10-15%).
Esso costituisce quindi un ambito in cui si prospettano ampi margini di riduzione dei costi, di recupero di efficienza e si offre una leva di valore per il Core Business.
Nel contesto del CREM (Corporate Real Estate Management), sempre maggiore attenzione viene rivolta ai processi, alle prassi gestionali, alle metodologie, alle risorse e alle competenze, alle tecnologie e ai sistemi informativi che concernono la sua gestione, organizzazione, amministrazione e generazione di valore.
Il Work Space Management emerge dalle problematiche CREM come punto di riferimento dei processi di Utilization & Space Management, Facility Management, Demand & Service Management, Supply & ESP Management
3. Evoluzioni del modello business
Gli ultimi 40 anni hanno segnato profondi cambiamenti nel panorama, nei contenuti e nelle modalità di gestione del business.
Aspetti prevalenti sono la cresciuta complessità e imprevedibilità del contesto competitivo, l’esigenza di fare sistema e riconfigurare le catene e le reti di valore, fare leva sulla gestione e condivisione della conoscenza.
Accenniamo di seguito alcuni temi che a nostro avviso maggiormente hanno impattato nel ripensamento dell’organizzazione e dello spazio di lavoro.
3.1 Imprevedibilità ed innovazione: entra in crisi il modello deterministico, l’impresa si allontana sempre più da situazioni di equilibrio statico, essa deve adeguarsi dinamicamente al cambiamento. E’ importante l’innovazione e la creatività
L’organizzazione dovrà avere le caratteristiche di un sistema complesso ed adattivo.
3.2 Riconfigurazione della costellazione del valore: e’ necessaria, citando Richard Normann, la creazione di nuovi modelli di business, a partire dalla identificazione dalla rete di attori economici che creano valore per il cliente e dalla capacità di metterli assieme con nuove modalità.
L’azienda ripensa il proprio network, si opera una separazione tra le attività e gli asset che tradizionalmente vi sono collegati, gli aspetti informativi da quelli fisici.
Le attività vengono rimescolate in nuove sequenze temporali, vengono ridistribuite geograficamente, e ripartite diversamente tra gli attori economici
3.3 Le organizzazioni interconnesse: si sviluppano reti organizzative tra imprese che permettono una serie di interconnessioni dinamiche.
Esempio sono i network tra fornitori, aggregazioni di acquisto, inserimento dei fornitori nella catena logistica, network temporanei di imprese per far fronte a richieste complesse del mercato, network che favoriscono forme di collaborazione finalizzate a porre in comune contenuti e conoscenze.
Gradualmente i confini tra le imprese divengono indistinti: prevale la rete degli scambi e delle connessioni di una vasta gamma di attori organizzati in ecosistemi.
Don Tapscott propone il Business Web (B-Web) come un nuovo modello di value proposition che raccoglie le esperienze precedenti enfatizzando la capacità di produrre innovazione in una forma aperta, collaborativa e distribuita.
3.4 Il market place diviene market space: la vicinanza fisica (il place) lascia il posto a una serie di interazioni multiple fra interlocutori diversi attraverso diversi canali in diversi luoghi e in diversi tempi (lo Space), ogni forma di commercio sta per essere inglobata nella Rete.
3.5 La fabbrica dell’immateriale: è in atto uno spostamento dai beni materiali ai beni intangibili, ma soprattutto, lo scambio di beni è gradualmente sostituito dallo scambio di concetti: la proprietà intellettuale è la nuova ricchezza.
Le prestazioni funzionali dell’economia materiale valgono meno delle idee che vi stanno dietro, se queste idee possono essere estratte dal contesto materiale in cui si sono originariamente formate.
Si parla di economia della conoscenza
4. Evoluzione del contesto organizzativo e centralità del Work-Space
Le istanze poste dai nuovi modelli di business hanno indotto nelle organizzazioni significativi cambiamenti. Si fa fronte alla imprevedibilità e alla riconfigurazione continua dei percorsi e del contesto privilegiando soluzioni piatte, snelle e flessibili.
Prevalgono le organizzazioni per processi capaci di attraversare trasversalmente le strutture organizzative focalizzate sulle unità funzionali, le job description, le relazioni ed i rapporti gerarchici. Ciò permette di meglio finalizzare le attività agli obiettivi ed ai ritorni e orientarsi ai servizi che vengono forniti.
Si privilegia la dinamicità del processo operativo decisionale, lo scambio delle informazioni, piuttosto che il rispetto delle strutture gerarchico funzionali.
La convinzione che il potere economico e produttivo di un’organizzazione si stia trasferendo più sulle capacità intellettuali e di servizio che non sugli assetti fisici, ha posto i knowledge worker come protagonisti di organizzazioni che elaborano, condividono, trasmetto conoscenze: le Learning Organization, le organizzazioni che apprendono.
L’esigenza di una maggior capacità d’innovazione, di una miglior reazione all’ambiente, di maggior efficacia nella comprensione e risposta alla domanda dei clienti, favorisce l’organizzazione a rete per centri di competenza.
Le evoluzioni organizzative in atto, hanno trovato un effetto di amplificazione nella accresciuta esigenza di ubiquità e nomadismo, a cui le tecnologie e soluzioni per la mobilità hanno dato una importante risposta negli ultimi anni, garantendo la trasportabilità e replicabilità del work-place e dei servizi che lo supportano.
Si è reso possibile operare in punti di lavoro e di accesso molteplici: nelle diverse sedi dell’organizzazione e, al di fuori di queste, in luoghi diversi: presso uffici periferici, ma anche siti di prossimità e co-working, clienti, casa, aeroporti, librerie, coffee shops, mezzi di trasporto in forme di “hoteling” “free–addressing” etc.
Da ciascun punto si permette l’accesso al proprio ambiente logico di lavoro, alle informazioni, applicazioni, dati, flussi informativi, reti di relazioni.
Ciò sta determinando un cambiamento nell’utilizzo degli spazi fisici.
Le proiezioni per i prossimi anni prevedono l’utilizzo degli uffici di sede ridotto al 30% per un lavoro individuale, al 30-40% per attività diverse che prevedono la presenza di più di una persona: riunioni, incontri, rapporti con i clienti, conferenze etc.
Per il resto 20-30% si prevede la possibilità di operare fuori sede (presso clienti, in transito, a casa, etc.)
E’ in atto il passaggio
da work-place: luogo fisico in cui si lavora
a work-space: luogo logico, garantito dall’ insieme delle piattaforme e dei punti di accesso che integra e pone a disposizione del knowledge worker la propria base informativa, I dati operativi le funzionalità, le comunicazioni e le correlazioni con l’intera rete dei suoi interlocutori
Fanno parte del work-space i luoghi fisici di sede per:
- incontrarsi con i propri interlocutori
- operare nei propri gruppi di lavoro e/o circoli di competenza
- partecipare a workshop e laboratori
- attivare e condurre contatti e relazioni di vendita e marketing
- essere parte di strutture di governance
- partecipare ad eventi aziendali
e quelli periferici senza che la postazione geografica ponga alcuna limitazione.
Viene superata in tal modo la visione tradizionale dell’ufficio involucro fisico, che conteneva tutte le attività, a favore di uno spazio virtuale capace di permettere l’accesso e la condivisione di informazioni e abilitare le conversazioni.
5. Facility Management e Work-Space guidato dai Servizi
L’attuale concezione del Facility Management è molto legata agli spazi fisici, agli impianti e alla loro gestione, con particolare attenzione alla loro manutenzione e includendo una serie di servizi quali gestione delle utilities, pulizia, gestione dei materiali, ecc.
Nel corso degli anni si è operata un’estensione dello spettro di servizi necessari a supportare il bene immobiliare in termini di redditività e di utilizzo, e delle attività business a esso correlate: reception, segreteria, centralino, gestione viaggi, service desk, sicurezza, sorveglianza, ristorazione, sino ai servizi informatici legati all’immobile, con possibile aperture a gestione presenze, gestione dell’ambiente, controllo ed ottimizzazione dell’energia.
Il passaggio dal work-place al work-space e le evoluzioni tecnologiche stanno operando un profondo cambiamento su almeno quattro fronti:
- una conversione ed evoluzione verso la capacità di erogare servizi separati e non necessariamente legati allo spazio fisico ma ad un concetto allargato di spazio di lavoro;
- lo spazio di lavoro visto come oggetto e risultato di un insieme di servizi tecnici ed organizzativi che permettano che un insieme di funzioni, di processi ed di attività vengano svolti e siano abilitati e facilitati a raggiungere gli obbiettivi posti dal business;
- l’infrastruttura, che include gli spazi fisici dove necessari, vista come componente dei servizi che determinano lo spazio di lavoro
- L’integrazione delle diverse componenti dell’infrastruttura:
- gli spazi fisici e i loro impianti
- i sistemi di controllo e di automazione dell’edificio
- i sistemi di sicurezza
- l’infrastruttura Informatica e di comunicazione fonia e dati
Viene definito CIM Corporate Infrastructure Management la gestione integrata delle infrastrutture corporate e delle loro correlazioni per supportare il business, la redditività, la produttività e la qualità dei servizi.
Cambiano la politica e le modalità di esternalizzazione dei servizi legati al Real Estate.
I servizi si rivolgeranno prevalentemente al funzionamento e attuazione dei diversi work-space.
Un sempre maggior numero di servizi verrà esternalizzato ad un piccolo numero di partner strategici capaci di operare a livello globale.
Crescerà l’articolazione dell’offerta in componenti organizzative, informatiche e logistiche strumentali, ciò richiederà la formazione di cluster di fornitori o la capacità dell’integrazione delle componenti in un unico servizio.
Grande affidamento si dovrà porre sui sistemi ICT dei fornitori e su standard open data.
6. Information Technology per l’evoluzione del Work-Space
Un deciso spostamento del punto di vista, e un’integrazione verso il work-space, sono stati operati per ciò che riguarda le Tecnologie Informatiche che, direttamente o indirettamente, hanno coinvolto il posto di lavoro.
In particolare ciò è avvenuto nelle soluzioni informative per la gestione e amministrazione degli spazi e dei servizi, nei supporti informativi al lavoratore che vi alberga, nella gestione controllo e utilizzo dei dati degli apparati introdotti nell’edificio (smart building), nell’attivazione e conduzione delle infrastrutture dati comunicazione sicurezza e controllo.
Riportiamo di seguito le principali aree in cui l’ICT impatta lo spazio di lavoro
6.1 Sistemi Informativi che gravitano attorno al work-place e al Facility Management
I sistemi Informativi rivolti al CREM (Corporate Real Estate Management) posso per grandi linee essere suddivisi in due grandi aree d’integrazione:
- Sistemi relativi a problematiche amministrative e di controllo che gravitano attorno a soluzioni ERP o sistemi informativi proprietari ( Investment, Portfolio, Property, Asset Management, Risk Management, Value and Performance Management, CRM, Sviluppo progetti e Costruzione)
- Sistemi relativi alla gestione degli spazi di lavoro e del Facility Management (Integrated Workplace Management System (IWMS), Facility Management e CAFM, Building Information, Workplace Service Management, Space Management & Utilization, Maintenance Management)
Sono questi ultimi che si rivolgono prevalentemente allo spazio di lavoro
6.2 Architetture per Decidere, Interagire e Comunicare
A fianco alle soluzioni per la gestione delle informazioni, il knowledge worker rivolge i suoi interessi a soluzioni informatiche orientate alla conoscenza, comunicazione e collaborazione.
Esse si propongono di dar vita a “spazi condivisi” capaci di porre in relazione diversi ambienti e dispositivi, localizzazioni ( ufficio, casa, hotel ), comunità di pratica e di lavoro, fonti informative all’interno delle imprese e, all’esterno, nella rete.
Tali Architetture includono componenti quali Personal Productivity (Office System, E-mail, Messaging, Chat, discussione asincrona, Teleconferenza), Document e Content Management, Decision Support and Business Intelligence, Sistemi per la Collaborazione, Servizi di Gestione della Conoscenza.
6.3 Unified Communication and Collaboration (UCC)
UCC significa poter far confluire su un’architettura unificata tutti i singoli dispositivi di computing e di comunicazione e tutti i canali d’interazione con cui una persona può interloquire con colleghi, superiori, partner, esperti, clienti.
Grazie all’UCC, l’ Information Worker, il lavoratore per cui le informazioni e la comunicazione rappresentano le risorse più strategiche, non deve più preoccuparsi di individuare di volta in volta il mezzo più efficace attraverso il quale può interagire con un’altra persona o un gruppo.
È la piattaforma di UCC a scegliere il canale e lo strumento migliore per attivare la conversazione, in base al tipo di comunicazione che deve essere instaurata, a dove il corrispondente si trova, a cosa sta facendo in quel momento.
6.4 Soluzioni per la mobilità
Divengono essenziali le soluzioni e i contesti per la mobilità.
A fianco del personal computer desktop e laptop che è stato sino ad ora l’emblema della mobilità dei singoli lavoratori, sono emersi negli ultimi anni una serie di strumenti e soluzioni per lo meno complementari, se non sostitutive : mobile e smart phone tablet, net computer, computer specializzati, ma più in generale la Rete pensata come personal desktop attraverso i servizi erogati (SOA, Web Services) ed il Cloud.
Non ci si orienta solo alla mobilità delle persone ma ci si rivolge alla mobilità del lavoro e del posto di lavoro. Deve essere garantita
- un’alta portabilità dell’intero ambiente di lavoro;
- la sensibilità al contesto : permettendo di riadattarsi rapidamente alle diverse situazioni: collaborazione con altri, lavoro individuale, focalizzazione su task precise
- l’accesso in rete svincolato dal singolo device .
6.5 Social Computing
Soluzioni e strumenti capaci di mettere in comunicazione uomini e contesti che possono avere un interscambio ricco e realizzare forme condivise di innovazione, sperimentazione e apprendimento, sia all’interno delle singole imprese che soprattutto con l’esterno:
- formazione di reti sociali
- condivisione di contenuti liberamente ed in modo partecipativo
- creazione collaborativa e pubblicazione flessibile dei contenuti tramite blog e wiki
- ricerca collaborativa e tagging
- nuove modalità di distribuzione e segnalazione dei contenuti: RSS
6.6 Smart Building
Uso di tecnologie di rete, incorporate nell’architettura e infrastruttura dell’edificio per monitorare e controllare alcuni suoi elementi permettendo lo scambio e l’interpretazione di informazioni tra edificio, sistemi ed utenti.Tra essi:
- · sistemi di controllo e automazione degli impianti elettrici, di termoregolazione, climatizzazione e distribuzione fluidi primari;
- sistemi di controllo integrato clima e luce per i singoli ambienti;
- impianto di distribuzione elettrica MT/BT;
- sistema di rivelazione incendio;
- sistemi di gestione esodo;
- · impianti di sicurezza: antintrusione, controllo accessi con rilevazione presenze, videosorveglianza;
- impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili;
- controllo dei consumi e monitoraggio energetico ed ambientale degli edifici e possibile interazione con applicazioni di business intelligence e sistemi gestionali;
- analisi del rischio, scelta dei componenti di campo più idonei, progettazione, ingegneria, collaudo e messa in servizio dei sistemi di protezione, per sicurezza attiva e passiva degli edifici.
6.7 Integrazione dei sistemi e delle infrastrutture
L’intelligenza introdotta progressivamente negli edifici e nei suoi impianti ha dato origine a diversi ambiti e relative infrastrutture, in particolare:
- Building Automation System (BAS), interazione tra le automazione del building ed i suoi sistemi di controllo;
- Security System;
- Computer Facility Management System,
- Data e Communication System
Tra esse si è sviluppata una forte esigenza d’interoperatività e uno stretto collegamento
L’integrazione delle quattro infrastrutture definisce l’ Integrated Building System (IBS)
Una significativa evoluzione nella direzione del IBS è stata resa possibile con le comunicazioni basate sul IP (Internet Protocol ), con la standardizzazione delle interfacce e con i sistemi e i devices wireless.
Il Work-place diviene Il punto d’incontro tra le diverse infrastrutture.
Parte integrante di queste comunicazioni sono gli Spazi attivi che attraverso diverse tecnologie fondate su rete di sensori, hanno la capacità di identificare gli individui, riconoscere le loro caratteristiche e i loro profili di connessione con il proprio contesto: applicazioni, servizi , informazioni gruppi di lavoro di appartenenza
Fanno parte di quest’ambito le tecnologie per tracciare persone e oggetti, le tecnologie RFID e la geolocalizzazione .
7. Le soluzioni Architetturali per il Work-Space
Le nuove tecnologie per l’interazione, la cooperazione, la socializzazione, le interfacce da esse generate, l’importanza assunta dalle immagini e dalla multimedialità, le nuove esigenze di innovazione e creatività, il nomadismo e l’ubiquità gravitano attorno e determinano il cambiamento dello spazio di lavoro. Essi segnano una nuova prospettiva di evoluzione per l’architettura dei Corporate Head Quarter e degli spazi ufficio.
Lo spazio che l’architettura ci propone come oggetto e risultato della delimitazione dei volumi e delle soluzioni, diviene uno spazio complesso, che deve trovare una nuova idea architettonica e un nuovo sentimento generatore.
Sapendo di abusare del termine si dovrà far emergere un iperspazio che si trovi all’incontro di:
Uno spazio urbanistico che nasca dalle scelte delle ubicazioni geografiche e dei servizi urbani in un contesto di evoluzione verso le Smart Cities.
Uno spazio organizzativo: fondato su comunità di pratica e fenomeni di auto-organizzazione
Uno spazio costruttivo: capace di tener conto dei nuovi materiali, delle modalità costruttive, della possibilità di integrare le diverse infrastrutture, di cogliere le opportunità di automazione diffusa (smart building)
Uno spazio dei servizi: di supporto al posto di lavoro nomade ed ubiquo.
Uno spazio organico: orientato alle esigenze funzionali e finalizzato ai particolari bisogni, che devono essere soddisfatti, ma capace di fare interagire le diverse funzioni e componenti verso una finalità comune che evolve in un contesto simile a quello di un organismo vivente.
Uno spazio dinamico: capace di evolvere e innovarsi attraverso la variazione e la modulazione delle sue parti.
Uno spazio economico: capace di ottimizzare il bilanciamento tra il costo e il ritorno dell’utilizzo e dei servizi che vengono offerti.
Uno spazio sociologico: che appartenga all’uomo singolo come all’uomo sociale, capace di produrre un potere di aggregazione, di ispirare sentimenti di solidarietà e di appartenenza, e di mutua fiducia
Uno spazio della percezione: fondato sulla poetica architetturale, sulla risonanza con il proprio vissuto, capace di creare narrazioni e trasposizioni tra architettura, arte e tecnologia.
Uno spazio della fecondazione: capace di facilitare l’innovazione attraverso la diffusione e la contaminazione di idee.
Uno spazio psicologico: che si adatti alle circostanze e alle aspirazioni dei singoli uomini, alla loro immaginazione, emozioni, memoria e alla loro esigenza di vivere, agire, lavorare.
In questo quadro prospettico devono trovare un respiro architettonico gli interventi in corso per:
diminuire la dimensione della superficie dei posti di lavoro individuali a favore di soluzioni più articolate che facilitino l’interazione con partners, colleghi e clienti e permettano continuità e portabilità tra posti di lavoro di sede e quelli dislocati e distribuiti negli uffici periferici, e in postazioni temporanee:
- Spazi di uso condiviso negli uffici.
- Meeting room aperte per incoraggiare incontri spontanei.
- Spazi per incontro con i clienti o per dimostrazione di prodotti e/o soluzioni.
- Just-in-time office, Hot Desk, Touch Down Area a disposizione per i lavoratori in transito ed aperti a tutti coloro che ne debbano fare uso temporaneo secondo esigenze.
- Group workspace: spazi multiuso capaci di supportare diverse modalità di lavoro.
- Salottini con poltrone e tavolini per riunioni veloci.
- Call Box o Phone Booth: cabine telefoniche con tavolo e sedia per una telefonata riservata.