ERP per il futuro dell’impresa

Il software gestionale ERP (Enterprise Resource Planning) rappresenta il cuore e il sistema nervoso dell'impresa proiettata al futuro. In un'azienda che vuol presentarsi dinamica e pronta a rispondere alle sollecitazioni di un mercato in continua evoluzione, l'adozione di un software gestionale ERP è fondamentale.
Per molto tempo la pianificazione delle risorse aziendali è stata l'argomento predominante per l'avvio di nuove soluzioni a supporto dei processi commerciali. Recentemente questo aspetto è stato messo in ombra da altri argomenti quali il Category Management, la gestione delle catene di fornitura (Supply Chain Management), la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e l'eBusiness. Un sistema ERP ben funzionante rappresenta comunque ancora la base dell’integrazione di queste nuove componenti commerciali.
Diamo subito uno sguardo a come si pongono i player rispetto all’assunto.
“IBM – esordisce Francesco Strappa, Director Small and Medium Business IBM Italia – ha scelto da sempre di stringere alleanze con i maggiori produttori di Soluzioni ERP, sia a livello internazionale, sia a livello locale con l'obiettivo di abbinare le migliori piattaforme tecnologiche alle migliori soluzioni, assicurando prestazioni, sicurezza e adesione agli standard.
Per questo motivo tutti i maggiori produttori lavorano da molto tempo con i laboratori IBM per ottimizzare le prestazioni dei loro pacchetti software su tutta la gamma dei Server IBM: dagli xSeries in ambiente sia Windows che Linux, ai pSeries in ambiente UNIX, agli iSeries in ambiente OS/400”. Strappa poi aggiunge: “Un discorso a sé merita la scelta tutta italiana di sviluppare e fare evolvere una soluzione gestionale creata su misura per le esigenze delle piccole e medie imprese del nostro mercato. Si tratta delle ACG, nate nel 1988 e oggi in versione web. Le ACG Web Edition sono utilizzate da oltre 4000 aziende e vengono vendute e installate da una rete di rivenditori diffusa su tutto il territorio e capace di intervenire con personalizzazioni adatte ad ogni settore industriale.”
“Fino dalla sua fondazione la missione di SAP – illustra Claudio Coradeschi, Strategic Initiatives Senior Business Consultant, SAP Italia – è quella di realizzare e portare sul mercato una piattaforma applicativa aperta e integrata che aiuta la crescita e le capacità di innovarsi per creare valore ai nostri clienti. La consolidata leadership di SAP sul mercato ERP prima con R/3 e adesso con mySAP ERP ha portato non solo all’efficienza di gestione dei processi aziendali ma anche alla creazione di benefici tangibili e misurabili quali la riduzione dei costi amministrativi e gestionali, l'ottimizzazione dell'utilizzo del capitale circolante e nuove efficienze a livello di sistema azienda.”
Oggi, davanti alle nuove esigenze di estendere i processi anche a clienti e fornitori, l'ERP mantiene il suo ruolo di spina dorsale del sistema informativo aziendale ma deve anche essere parte integrante di quella piattaforma tecnologica che abilita i nuovi modi di fare business delle aziende.
“Di fronte a queste nuove sfide – continua Coradeschi – SAP propone SAP NetWeaver, la piattaforma tecnologica che consente di operare su sistemi software preesistenti abilitando l'integrazione di informazioni e applicazioni in una architettura basata su Web Services.”
Anche Microsoft propone un’offerta di soluzioni ERP innovative, orientate alle PMI, che già comprendono funzionalità avanzate per la gestione delle diverse componenti della catena del valore, dal Supply Chain Management al Customer Relationship Management, e che supportano le attività di e-business. Afferma Rossano Ziveri, Direttore Microsoft Business Solutions: “Microsoft Business Solutions – Navision indirizza le aziende più piccole ed è caratterizzato da elevati livelli di flessibilità, che consentono lo sviluppo di personalizzazioni specifiche per determinati settori (fashion, retail, food&beverage, ecc.), anche grazie alle elevate competenze verticali dei nostri partner. Microsoft Business Solutions – Axapta è la soluzione ideale per le imprese di dimensioni maggiori, in particolare aziende manifatturiere, alle quali garantisce un ambiente di sviluppo avanzato che consente la rapida adattabilità allo scenario applicativo esistente in azienda.”

Le attese per una ripresa dell’economia danno nuovo stimolo all’adozione di soluzioni e servizi che sostengano i processi di innovazione, di ricerca di efficienza ed efficacia operative, e facilitino l’aderenza alle nuove regole di trasparenza e di corporate governance. “Lo scenario – spiega Massimo Mamino, consulente e partner di Nextvalue, partner esclusivista di Aberdeen Group – è un mercato fortemente connotato dalla disponibilità di un’offerta ampia e variegata, da un rapido consolidamento di numerosi operatori del software e dei servizi, dalla nascita di nuovi attori che occupano le posizioni di nicchia lasciate libere dai precedenti. Tutti stanno lavorando intensamente con l’obiettivo di differenziare maggiormente la propria offerta, guadagnare posizioni di mercato e riprendere i ritmi di crescita del recente passato. La maturazione del mercato sta già facendo sentire i propri effetti: nel mondo delle applicazioni di back-office (Enterprise Resource Planning, Supply Chain e Corporate Performance Management, Business Intelligence, ecc.) è protagonista il processo di consolidamento.” Un sistema di pianificazione delle risorse d’impresa implica soluzioni software standard globali con discipline incrociate per il controllo e l’ottimizzazione dei processi commerciali. Questo orientamento ai processi è supportato da una forte integrazione delle funzioni nella varie aree. L'introduzione di un sistema ERP è una scelta che comporta un elevato impatto aziendale, non solo dal punto di vista tecnologico, ma soprattutto a livello culturale e organizzativo: nella maggior parte dei casi si richiede il passaggio da una struttura aziendale organizzata per funzioni a un’organizzazione basata sui processi. In particolare le PMI, spesso legate a procedure tradizionali e consolidate, possono incontrare difficoltà o addirittura rinunciare a introdurre un'innovazione tecnologica che, per fornire i benefici attesi, richiede rilevanti modifiche nell’organizzazione. “Adottare un pacchetto ERP – commenta Strappa – richiede alle PMI un piccolo sforzo iniziale per adattarsi a una soluzione che, per quanto costruita sulle esigenze tipiche di un settore industriale, mantiene una sua struttura e spesso richiede alle aziende di rivedere il flusso interno dei documenti e dei processi. Quasi sempre però tutto questo si rivela un fattore positivo per le PMI che trovano nella soluzione ERP anche uno strumento di controllo e gestione della propria realtà interna che si rivela utile sia dal punto organizzativo che da quello economico.”
“La PMI e i distretti industriali italiani – aggiunge Coradeschi a quanto sin qui detto – stanno affrontando delle nuove sfide competitive provenienti prevalentemente dall'estero; queste sfide aggrediscono e minacciano le stesse fonti del vantaggio competitivo tipiche dei distretti: il radicato legame col territorio e la sua cultura, il controllo diretto dei processi e della filiera produttiva locale nonché la capacità di progettare e realizzare prodotti innovativi e concorrenziali.” La reazione delle PMI è stata quella della de-localizzazione della produzione che le ha portate ad affrontare problematiche quali la separazione dell'impresa dal suo territorio, l'allontanamento delle strutture di produzione da quelle di progettazione e la necessità di gestire efficacemente una moltitudine di rapporti internazionali. “Sicuramente l'adozione di una piattaforma tecnologica integrata – prosegue Coradeschi – è una leva fondamentale per consentire l'evoluzione culturale e organizzativa delle PMI in questo quadro evolutivo. I vantaggi derivanti dall'adozione di un ERP sono nettamente superiori agli impatti culturali e organizzativi anche se per molte PMI persiste una difficoltà nel comprendere quanto le soluzioni IT potrebbero essere concretamente loro d'aiuto. L'adozione di un sistema ERP è un supporto e una opportunità da non sprecare per le aziende che vogliono conoscere la loro efficienza, gli eventi e i mercati, cambiare sviluppando nuovi prodotti e clienti e collaborare coinvolgendo la rete di fornitori e clienti nella condivisione di obiettivi e informazioni.”
Per Ziveri l’adozione da parte delle piccole e medie imprese dei sistemi ERP progettati per le grandi organizzazioni impone alle aziende alcuni cambiamenti nei processi aziendali. “Microsoft, grazie alla grande esperienza maturata nello sviluppo di software specificamente progettato per le PMI, è in grado di fornire un’offerta ERP caratterizzata da alti livelli di flessibilità e facilità di utilizzo. Grazie a queste caratteristiche, le soluzioni Microsoft Business Solutions possono essere facilmente adattate alle diverse situazioni e richiedono revisioni minime dei processi aziendali.”
L'ERP, la soluzione che gestisce in modo coerente contabilità, magazzino e produzione, è sempre di attualità. Ma si evolve per gestire anche altri aspetti come la Supply Chain, il Procurement, il Collaborative Commerce, il CRM, i beni capitali e le risorse umane. E viene ritagliato su misura dei processi specifici di determinati mercati verticali.

Il costo reale di un gestionale è spesso descritto come molto superiore al prezzo del software e agli oneri legati a installazione e formazione. Negli ultimi anni sono stati fatti importanti progressi per semplificare e velocizzare le personalizzazioni dei report e delle schermate di input o consultazione, come pure per favorire lo scambio di dati con altre applicazioni. Resta ancora molto da fare, invece, nel campo dell’applicazione delle «business rule» o regole aziendali. Queste regole possono essere «non scritte», tuttavia la loro importanza è indubbia, come viene spiegato dettagliatamente nei siti www.businessrulesgroup.org e www.brcommunity.com. “Questo fenomeno – spiega Strappa – era dovuto in larga parte alla struttura delle soluzioni ERP degli anni '80 e '90, più monolitiche e rigide, che richiedevano la riscrittura e la modifica di molti programmi per adattarsi alle diverse realtà aziendali e industriali. Oggi, i moderni pacchetti ERP di ultima generazione sono stati progettati con largo uso di parametri che possono essere definiti dall'azienda per ricostruire nella soluzione i propri flussi procedurali o per modificarli al cambiare delle esigenze. Tutto questo senza l'intervento della programmazione e quindi con costi contenuti. Inoltre, molti pacchetti sono dotati di procedure dette di "Work Flow Management" che, oltre a ridisegnare opportunamente procedure e flussi di documenti, aiutano e indirizzano gli utenti nel lavoro di inserimento, verifica e utilizzo dei dati, rendendo quindi più sicura, semplice e veloce (e meno costosa) anche la fase di apprendimento e uso quotidiano delle nuove applicazioni.”
“Il progetto di implementazione di una nuova soluzione ERP – aggiunge Ziveri – deve partire da un’attenta analisi della situazione e delle esigenze aziendali, al fine di prevedere tutte le necessità di gestione. Sovente accade che l’evoluzione del business renda tuttavia necessari aggiornamenti o modifiche; è importante quindi che le aziende, nella scelta di una soluzione ERP, prestino attenzione anche alle sue possibilità di personalizzazione ed evoluzione.”
Come poi ricorda Coradeschi , “l'utilizzo dell'IT ha da sempre avuto impatti sull'organizzazione e viceversa. Sin dall'utilizzo dei mainframe è l'organizzazione che ha guidato i processi e i ruoli degli utenti, quindi nei sistemi custom si è partiti dai processi e conseguentemente si sono scritte le transazioni.”
Con l'ERP i processi si definiscono sul sistema informativo ma si rischia uno scollamento tra i processi dell'ERP e quelli reali: di solito questo problema è risolto o riconfigurando o modificando l'ERP con costi di realizzazione e di manutenzione, oppure si decide di adottare certi processi dell'ERP perché più convenienti. “Con l'introduzione della piattaforma SAP NetWeaver, SAP ha sfruttato le nuove caratteristiche di ESA [NdA: Enterprise Service Architecture], molto interessanti non solo dal punto di vista tecnologico ma anche dal punto di vista organizzativo perché aprono una nuova strada per chiudere lo scollamento tra processi dell'ERP e processi reali. ESA mette insieme l'esperienza SAP nelle applicazioni ERP con la flessibilità dei Web Service per creare nuove soluzioni di business complete e orientate ai servizi. Con l'utilizzo di SAP Exchange Infrastructure, componente di SAP NetWeaver [NdA: l'architettura ESA di SAP], il disegno dei processi esce dall'ambito dell'ERP e si possono definire dei processi integrando differenti software al di là dei confini aziendali ottenendo utilizzabilità, scalabilità e riduzione del TCO (Total Cost of Ownership).”

Il modo in cui le imprese interagiscono tra loro, con i partner, i clienti e i fornitori sta profondamente cambiando grazie alle connessioni elettroniche permesse dall’utilizzo sempre più spinto di Internet. L'impresa si sta modificando in realtà complessa, dando vita alle applicazioni definite "Extended".
Saper gestire al meglio la criticità del cambiamento, impiegando nuove tecnologie di intercomunicazione web-based per collegare i diversi operatori coinvolti e offrendo le informazioni e i servizi di cui le aziende hanno bisogno nei modi e nei tempi a loro più confacenti è uno dei punti focali. La nuova e maggiormente estesa area coperta dall'ERP supporta, oltre al B2B tra le diverse aziende e fornitori, anche il B2C, gestendo il rapporto verso l'utente del servizio o il fruitore del prodotto. Proiettati nel mondo del lavoro alla stessa velocità con cui la nuova economia soppiantava la sua ‘antenata’, i professionisti in grado di padroneggiare i sistemi ERP sono oggi coinvolti nella prima grande metamorfosi della loro attività. Il settore dei grandi software che gestiscono ogni aspetto del ciclo produttivo di un'azienda sta infatti passando alla ‘fase due’ della sua evoluzione, a conclusione di un biennio trascorso all'insegna di un boom guidato da progetti ambiziosi e dalle dimensioni consistenti. Sopraggiunti poi i tempi di magra, l'entusiasmo ha dovuto lasciare spazio a una maggiore consapevolezza, quella sul valore del patrimonio applicativo presente in azienda e a un suo migliore sfruttamento, qualitativo e sul piano dell'intensità. La società di ricerche IDC, che agli ERP e più in generale alla gestione informatizzata della supply chain ha dedicato di recente un evento di approfondimento e riflessione, identifica questa trasformazione con un declino, seppur lento, del concetto di Extended ERP così come l'abbiamo conosciuto fino a oggi. Quando il suo superamento sarà effettivo, si parlerà piuttosto di ‘applicazione eccellente’, nel senso di più specializzata e attinente agli obiettivi di business che con essa si intendono perseguire.
Sul piano professionale, l'effetto più evidente di questo cambio di paradigma sarà dato dalla progressiva diminuzione della domanda rivolta a esperti del settore a tutto tondo, e in via complementare da un aumento della richiesta di professionalità più specializzate in ognuno dei sottoinsiemi che compongono la catena del valore.
“La persona che oggi si trova a gestire il settore IT di un'azienda – commenta Strappa – deve essere non solo un esperto dal punto di vista tecnico di sistemi e programmi, ma soprattutto deve conoscere bene l'azienda e il mercato nella quale essa si muove. Deve infatti non solo assicurare il buon funzionamento delle procedure, ma anche saper suggerire e proporre nuovi strumenti (Internet, reti aziendali) e nuove procedure (collegamenti esterni per le vendite, per le relazioni con clienti e fornitori, per la logistica) che sappiano fornire all'azienda nuove opportunità di sviluppo. Questo è sempre stato l'approccio della IBM nei confronti dei clienti, un approccio che si è consolidato dopo l'acquisizione della Price Waterhouse Cooper Consulting e dei suoi 30 mila consulenti.”
Il modello commerciale adottato da Microsoft Business Solutions si basa unicamente su una rete di partner che, spiega Ziveri “oltre a garantire una presenza capillare sul territorio, hanno le competenze necessarie per sviluppare soluzioni verticali e personalizzate, ritagliate sulle specificità dei diversi settori, in grado di ridurre considerevolmente tempi e costi di implementazione.”
Nel perseguire e mettere in pratica il suo maggior grado di specializzazione anche in questo "new deal" l'esperto in materia dovrà ovviamente riuscire a mantenere intatte la sua capacità di padroneggiare le nuove tecnologie riuscendo a sfruttare a fondo le opportunità che queste offrono. Allo stesso modo non potrà fare a meno del proprio bagaglio di conoscenze relative alle logiche funzionali e di processo, e di un livello avanzato di know how nell'ambito di ognuna delle attività che rientrano nel controllo degli ERP, dalla contabilità, alla finanza, dalla logistica ai processi di produzione in senso stretto e fino alla gestione del personale interno.
Tutto ciò in un quadro generale in cui il bisogno delle aziende di acquisire professionalità deputate all'ERP non subirà particolari contraccolpi. Secondo i dati emersi dal convegno IDC citato in precedenza, gli investimenti (nei quali rientrano anche quelli destinati alle risorse umane) per l'implementazione dei sistemi ERP raggiungeranno entro il 2005 i 2.272 milioni di euro, cioè quasi raddoppieranno il valore che si è registrato nel 2001. Ammettendo la diretta corrispondenza tra le dimensioni dell'impegno economico e la quantità di domanda necessaria a coprire il fabbisogno di figure esperte, non è azzardato posizionare questa professionalità tra quelle più richieste del comparto ICT. “Secondo Aberdeen Group, – illustra inoltre Mamino – il mercato delle soluzioni ERP e SCM nel 2004 sarà influenzato dai seguenti fenomeni: fine della congiuntura economica sfavorevole; completa maturazione del mercato (nei due segmenti indicati, NdA); richiesta, da parte degli utenti, di ritorni sugli investimenti veloci e misurabili; esigenze emergenti da parte dell’utenza. Fenomeni, questi, che determineranno, a livello mondiale, una crescita moderata del mercato, a dispetto del crescente fenomeno di consolidamento in atto sul fronte dell’offerta.”

In conclusione possiamo affermare che oggigiorno l’utilizzo di sistemi di ERP si sta consolidando e al contempo affermando anche nell’ambito delle piccole-medie imprese, dopo essere stato per lungo tempo appannaggio esclusivo delle aziende di maggiori dimensioni. L’offerta dei vendor per le PMI è sostanzialmente differente da quella indirizzata alle grandi imprese e punta su soluzioni standardizzate dal prezzo relativamente contenuto e implementabili più rapidamente; tutto questo al fine di fornire un prodotto appetibile anche a realtà aziendali caratterizzate, spesso, da circoscritte competenze IT interne e da limitazioni di tipo economico/finanziario.